4.6 Saksbehandlingen

Forhåndskonferanse

Forutsigbarhet i byggeprosessen er viktig for aktørene på utbyggersiden. For å legge til rette for å oppnå dette gir plan- og bygningsloven § 93a hjemmel for at det kan avholdes et møte mellom tiltakshaveren, kommunen og andre berørte parter og organer for å avklare rammer og innhold i det planlagte tiltaket før søknad sendes inn. Tidlig dialog vil kunne bidra til en god prosess videre.

Konferansen er i utgangspunktet frivillig, men både kommunen og tiltakshaveren kan kreve at det avholdes forhåndskonferanse, og i så fall plikter begge parter å møte. Innholdet i forhåndskonferansen bør være den informasjonen tiltakshaveren trenger om hvilke forutsetninger som må tilfredsstilles for at prosjektet skal kunne godkjennes. Kommunen bør også opplyse hvilken praksis den har på det aktuelle området. Forhåndskonferansen bør tilpasses den aktuelle byggesaken og de behovene utbyggeren har for informasjon.

Det skal føres referat fra forhåndskonferansen. Referatet skal dokumentere de forutsetningene som er lagt til grunn, og som danner grunnlaget for videre behandling av saken. Referatet er ikke en del av saksbehandlingen og er derfor ikke bindende for kommunens videre behandling. Kommunen skal kun gi en orientering og har ingen adgang til å gi noe forhåndstilsagn om utfallet av byggesaken. Men det er selvsagt viktig at kommunen ikke siden går fra signaler som er gitt, uten at det er gode grunner for det, for eksempel at det er kommet til nye opplysninger under behandlingen av saken. Det er også viktig å bli enig om en tidsplan for prosjektet i forhåndskonferansen.

Nabovarsling

Før det sendes inn en søknad eller melding, skal naboer og gjenboere varsles om det planlagte tiltaket, plan- og bygningsloven § 94 nr 3. Hensikten med reglene om nabovarsling er å gjøre naboen oppmerksom på planene slik at han kan få mulighet til å ivareta eventuelle interesser han måtte ha. Naboeiendom er eiendom som har felles grense med den tomta som skal bebygges. Gjenboereiendom er eiendom hvor kun en vei, gate, elv eller annet tilsvarende areal ligger imellom. Nabovarselet skal gi en dekkende beskrivelse av tiltaket, hva som skal oppføres, og hvor.

Det er ansvarlig søker som skal sørge for at tiltaket blir nabovarslet, og han skal motta eventuelle merknader fra naboene. Før søknaden sendes inn, må det tas stilling til om eventuelle merknader skal tas til følge. I søknaden skal ansvarlig søker redegjøre for hvilke merknader som er innkommet, og hva som eventuelt er gjort av endringer på bakgrunn av dette.

Søknad

Søknad om tillatelse og meldinger skal inneholde de opplysningene som er nødvendige for at kommunen skal kunne ta stilling til om tillatelse eller godkjenning etter plan- og bygningsloven kan gis.

I saksbehandlingsforskriften (SAK) kapittel VI er det gitt nærmere regler om hva som skal dokumenteres, og hvordan det skal skje. Grovt sett skal søknaden inneholde opplyninger om tiltakshaveren, eiendommen og eksisterende bebyggelse som berøres av tiltaket, hva som er avklart på forhåndskonferansen, og forholdet til gjeldende arealplaner. Søknaden skal videre redegjøre for estetikk og arkitektonisk utforming. Søknaden skal inneholde opplysninger om sikkerhet mot naturskade, nabovarsling, beskrivelse av tiltakets art, størrelse og grad av utnytting, atkomst, vannforsyning, avløp, minsteavstand til annen bebyggelse, kraftlinjer osv. Søknaden skal inneholde tegninger og situasjonskart, utomhusplan, opplysninger om forholdet til andre myndigheter, søknader om ansvarsrett, kontrollplaner for prosjektering og utførelse, kontrollerklæringer for prosjekteringen og eventuelt søknad om dispensasjon med begrunnelse.

Kommunens behandling

Når søknaden er fullstendig, skal den behandles og avgjøres av kommunen, jf. plan- og bygningsloven § 95. Kommunen skal ut fra søknadsdokumentasjonen vurdere og ta stilling til selve tiltaket og se til at den ikke er i strid med bestemmelser gitt i eller i medhold av plan- og bygningsloven.

Det er en rekke bestemmelser som tiltaket må være i samsvar med. De viktigste bestemmelsene kommunen må ta stilling til, er:

• om tiltaket kommer i strid med forbudet mot bygging i 100-metersbeltet ved sjøen (§ 17-2)
• om tiltaket er i samsvar med planbestemmelsene
• om tiltaket er i samsvar med de kommunale vedtektene
• om det er nødvendig å legge ned bygge- og deleforbud
• om teknisk infrastruktur som vei, vann og avløp er på plass
• om grunnforhold og miljøkrav er ivaretatt
• om bygningens plassering, høyde og avstand til nabogrense er i samsvar med reguleringsplanen og plan- og bygningsloven § 70
• om tiltaket er i samsvar med lovens estetiske krav (§ 74 nr. 2)
• om saken skal legges fram for andre myndigheter
• om eventuelle søknader om dispensasjon etter § 7 skal innvilges eller avslås

Kommunen skal også ta stilling til selve tiltaket og avgjøre søknadene om ansvarsrett og avgjøre hvilken kontrollform som skal gjelde for tiltaket. Byggetiltaket skal først klassifiseres i tiltaksklasse 1, 2 eller 3, avhengig av vanskelighetsgrad og konsekvenser av mulige feil for helse, miljø og sikkerhet. Hele byggesaksprosessen - fra søknad til ferdigattest - skal være belagt med ansvar lagt til faglig kvalifiserte foretak. Ansvars- og kontrollkrav for tiltaket er tilpasset tiltaksklassen slik at jo mer komplisert tiltaket er, desto strengere krav er det til foretakets faglige kvalifikasjoner for å få ansvarsrett.

Kommunen skal se til at de som vil ta på seg ansvaret med å søke, prosjektere og utføre tiltaket, har de nødvendige faglige kvalifikasjonene. Har de ikke kvalifikasjoner som etter godkjenningsforskriften er tilstrekkelige for å ta ansvar for de oppgavene de søker om, kan ikke kommunen tildele dem ansvarsrett i byggesaken. Ansvaret for selve prosjekteringen og utførelsen og kontroll av dette er lagt til kvalifiserte foretak som gis ansvarsrett av kommunen (sentral godkjenning gis av Statens bygningstekniske etat). De private aktørene har selv ansvaret for at tiltaket prosjekteres og utføres i samsvar med kravene i loven med tilhørende bestemmelser.

Kommunen kan i utgangspunktet legge til grunn de ansvarlige foretakenes opplysninger og vurderinger, da disse er faglig kvalifiserte for de ulike oppgavene. Det er viktig å ha klart for seg at kommunen ikke skal føre kontroll av det de ansvarlige har prosjektert eller opplyst. Bygningsmyndighetenes oppgave er å påse at andre gjennomfører tilfredsstillende kontroll, og at kontrollen dokumenteres. Ved å tildele ansvarsrett har kommunen akseptert at foretakene har tilstrekkelig kompetanse til å prosjektere, utføre og kontrollere tiltaket.

Kommunen har imidlertid plikt til å føre tilsyn med at plan- og bygningslovgivningen overholdes, og i den forbindelse vil kommunen se til at de ansvarlige foretakene utfører sine oppgaver og ivaretar sitt ansvar på en forsvarlig måte. Se nærmere om tilsyn i avsnitt 4.9.

Vedtak

Når kommunen har vurdert søknaden, fatter den sitt vedtak skriftlig. Søknaden kan deles opp i flere trinn. Vedtaket vil da være enten en rammetillatelse eller en tillatelse til igangsetting.

En rammetillatelse er en endelig tillatelse for tiltakets rammer og kan inneholde vilkår for igangsetting. Med dette menes blant annet tiltakets forhold til plangrunnlaget, estetikk og arkitektonisk utforming og forholdet til andre myndigheter og naboer. Men det innebærer ikke en tillatelse til å sette i gang byggearbeidene. Til det trengs det en ytterligere tillatelse - igangsettingstillatelse.

Igangsettingstillatelsen skal basere seg på en søknad som bekrefter at prosjekteringen er ferdig, og at tiltaket oppfyller lovens krav og eventuelt rammetillatelsens forutsetninger. Tiltakshaveren kan velge en ytterligere oppdeling av søknaden om igangsetting slik at en kan komme i gang med deler av arbeidet. I slike tilfeller vil det bli gitt flere igangsettingstillatelser for tiltaket.

Vedtaket sendes til ansvarlig søker, tiltakshaver og eventuelle naboer som har hatt merknader til søknaden.

Tiltakshaver har et stort ansvar og liten myndighet. Medhjelperne som har ansvarsretten har begrenset ansvar men stor myndighet. Dette bør tiltakshavere være oppmerksom på.

Klage

Etter plan- og bygningsloven § 15 kan vedtaket påklages av en part eller annen med rettslig klageinteresse i saken, det vil si enkeltpersoner, grupper, institusjoner og organisasjoner som har en særlig tilknytning til saken. Det typiske er at tiltakshaveren klager på at han ikke har fått innvilget søknaden, eller at en nabo klager på at hans innvendinger ikke er tatt til følge. Det klages på mange byggesaker. Oslo kommune, for eksempel, anslår at ca. 10 % av byggesakene blir påklaget (NOU 2005:12 s. 229).

Alle sider av vedtaket kan påklages, både saksbehandlingen, skjønnsutøvelsen, lovtolkningen og det faktiske grunnlaget kommunen har bygd på. Kommunen vurderer klagen som førsteinstans, enten administrativt eller som i mange kommuner i et politisk organ. Dersom vilkårene for å behandle klagen ikke er til stede, for eksempel hvis den er innkommet etter klagefristen på tre uker, eller at den som klager, ikke er klageberettiget, skal klagen avvises. Hvis kommunen ikke avviser klagen og heller ikke omgjør sitt vedtak slik at klageren får fullt medhold, sender kommunen klagen til overordnet klageinstans som er fylkesmannen. Fylkesmannen kan prøve alle sider av saken, men skal legge vekt på hensynet til det kommunale selvstyret ved prøving av det frie skjønnet kommunen har utøvd i saken.

Midlertidig brukstillatelse - ferdigattest

Når et søknadspliktig tiltak er ferdig, skal den kontrollansvarlige foreta sluttkontroll. Han skal utarbeide en erklæring hvor det bekreftes at kontroll er gjennomført i samsvar med kontrollplanen og funnet i orden. Ansvarlig søker sender inn kontrollerklæringene til kommunen sammen med anmodning om ferdigattest.

Kommunen skal på bakgrunn av erklæringen utferdige ferdigattest dersom tiltaket er bekreftet i samsvar med tillatelsene og bestemmelser gitt i eller i medhold av plan- og bygningsloven. Dersom det gjenstår arbeider av mindre vesentlig betydning, kan det før det utstedes en ferdigattest, gis en midlertidig brukstillatelse. En typisk situasjon kan være at det gjenstår noe arbeid utomhus på grunn av årstiden. Tiltaket kan ikke tas i bruk før det foreligger midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest.

Tidsfrister

Det er gradvis kommet inn regler om tidsfrister i byggesaksbehandlingen. Hensikten med fristene er å sikre en mer effektiv og forutsigbar saksbehandlingstid. Generelt kan vi si at fristene for kommunens saksbehandling er slik at enkle saker gis kort frist og de mest kompliserte ikke er gitt særskilte frister, ut over de reglene som følger av forvaltningsloven om at saker skal behandles innen rimelig tid. Målsettingen for byggesaksbehandlingen er rasjonell og rask behandling innenfor de rammer som følger av at resultatet skal være riktig både reelt og formelt. Dette forutsetter at hver sak får en behandling som er tilpasset sakens egenart og vanskelighetsgrad.

Reglene om tidsfrister finnes i ulike lovbestemmelser. Som en illustrasjon kan vi nevne følgende sentrale frister:

• Forhåndskonferanse skal avholdes innen to uker etter anmodning.
• Søknad etter § 93 skal behandles innen tolv uker forutsatt at søknaden ikke medfører dispensasjon fra plangrunnlaget.
• Meldinger skal behandles innen tre uker. Anmodning om midlertidig brukstillatelse skal behandles innen en uke.
• Anmodning om ferdigattest skal behandles innen to uker.

Det må nevnes at det er en del vilkår for at de ulike fristene skal slå inn, blant annet at søknadsmaterialet skal være komplett.

Gebyr

Kommunen kan ta gebyr for behandling av søknader og meldinger om tiltak. Kommunestyret vedtar gebyrregulativ etter plan- og bygningsloven § 109. Gebyret kan ikke være større enn den kostnaden kommunen har ved å behandle saken. Gebyret skal dekke utgiftene til saksbehandling av saken og administrasjonskostnadene knyttet til den. Det betyr ikke at det nødvendigvis er de faktiske kostnadene i den konkrete saken som behandles, som danner grunnlaget for gebyrberegningen. De fleste kommuner har regulativer som gjør at gebyrene er standardisert ut fra for eksempel sakstyper eller arealer. Det er tiltakshaveren som er ansvarlig for å betale gebyrene.

Informasjonsteknologi i byggesaksbehandlingen

Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) har blitt et stadig viktigere verktøy i offentlig forvaltning og i byggebransjen. Det har siden siste halvdel av 1980-årene og utover blitt mer og mer vanlig å bruke edb i saksbehandlingen. Det er gjennomført mange store utviklingsprosjekter som har ført til at en i dag kan levere og behandle byggesøknader elektronisk.

Infrastrukturen for elektronisk kommunikasjon mellom utbyggeren og myndighetene er utviklet i ByggSøk-prosjektet. I juli 2003 ble den første elektroniske byggesaken sendt fra systemet. Det er nå flere kommuner som tilbyr å sende byggesakene elektronisk.